Sitzungsmanagement mit PM4

Wir haben in den letzten Jahren zusammen mit unseren Kunden eine Lösung entwickelt, die ein optimales Sitzungsmanagement erlaubt. Die grössere Transparenz und das standardisierte Vorgehen ermöglichen grosse Einsparungen. Die Übersicht wird massiv erhöht. Die Sitzungszeiten für die Koordination werden halbiert. Sämtliche Entscheide sind festgehalten. Die Sitzungen werden mit weniger Aufwand besser und Q-tauglich dokumentiert. Wertvolle Erfahrungen werden festgehalten und schnell gefunden. Der Suchaufwand in den Teams wird allgemein um 80% reduziert.

Der Focus wird auf die optimale Unterstützung der regelmässig stattfindenden Sitzungen gesetzt. Das Ziel ist, den anstehenden Bedarf an Entscheidungen den regelmässig stattfindenden Sitzungen zuzuordnen und Adhoc-Sitzungen zu reduzieren.

Abbildung der Sitzungen

Jeder Berechtigte sieht zu jeder Zeit die aktuelle Agenda der nächsten Sitzung. Gleichzeitig ist ersichtlich, wer Entscheidungsbedarf hat. Sofern diese nicht offizielle Teilnehmer der Sitzung sind, können diese auf Abruf in die Sitzung eingeladen werden. Die Anwesenheit der Beteiligten erhöht die Entscheidungsqualität erheblich.

Vor der Sitzung kann auf Knopfdruck eine Sitzungsagenda im Word erstellt werden. Nach der Sitzung kann sofort das Protokoll in Word erstellt und abgelegt werden.

Das oben gezeigte Beispiel zeigt einen möglichen Standardaufbau einer Sitzung. Je nach Sitzungstyp können mehrere verschiedene Mustersitzungen definiert und als Vorlage benutzt werden. Die Vorlage wird kopiert und kann dann noch beliebig angepasst werden. er Standardaufbau der Sitzungsagenda sieht wie folgt aus:

  • Sitzungsleitung
  • Standard Besprechungspunkte
    +
  • Alle dynamisch zugeordneten Entscheidungsbedarfe

    Aktivität ‚Sitzungsleitung’

    Hier wird festgelegt, wer für die Sitzung verantwortlich ist und wann die nächste Sitzung stattfindet. Zusätzlich wird das Sitzungsteam zugeordnet.

    Die QS-Vorgaben für die Sitzung und die Zielsetzung können auch mit einem Link zum entsprechenden Dokument direkt verfügbar gemacht werden.


    Aktivität ‚Ablage Protokolle’

    Nach der Sitzung kann das Sitzungsprotokoll per Knopfdruck erzeugt und gespeichert werden. Der Ordner mit allen Agenda und Protokollen ist hier direkt abrufbar.


    Dynamische Besprechungspunkte

    Entschieden wird in den regelmässigen Sitzungen

    Der Ablauf von Projekten und Geschäften hängt von der Geschwindigkeit ab, in der anstehende Entscheidungen gefällt werden.

    Kann ein Entscheid nicht gefällt werden, so wird er der Sitzung mit den notwendigen Kompetenzen zugeordnet.

    Aktivität ‚Antrag 01’

    Der Antrag 01 ist neben der Sitzungsagenda auch beim Antragsteller und z.B. auch in der Aktivitätenliste des betreffenden Projektes sichtbar. Wird in der Sitzung ein Entscheid eingegeben, so ist dieser sofort auch beim Projekt und beim Antragsteller sichtbar.

    Protokoll per Knopfdruck

    Die Darstellung des Protokolls kann genau an die Anforderungen des Kunden angepasst werden. Das Protokoll wird per Knopfdruck im Wordformat erstellt.


    Einsatz PM4 im Sitzungsmanagement bei Ammeraal Beltech

    Situation vor dem Einsatz des PM4

    Schon die fünf wichtigsten Sitzungen erzeugen einen grossen Aufwand und die Sitzungsergebnisse sind zu wenig verbindlich.

    Regelmässige Sitzungen

    Nutzen



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    Download, PM4 Sitzungsmanagement (189)
    Download, Grundlagen PM4 Aktivitätenmanagement (90)