Projektleitung mit PM4 Teamsoftware
Wir haben in den letzten Jahren zusammen mit unseren Kunden eine Lösung entwickelt, die eine optimale Koordination und Fortschrittsverfolgung von Projekten erlaubt. Die grössere Transparenz und das standardisierte Vorgehen ermöglichen grosse Einsparungen. Die Übersicht wird massiv erhöht. Die Sitzungszeiten für die Koordination werden halbiert. Sämtliche Entscheide sind festgehalten. Die Projekte werden mit weniger Aufwand besser und Q-tauglich dokumentiert. Wertvolle Erfahrungen werden festgehalten und schnell gefunden. Der Suchaufwand in den Teams wird allgemein um 80% reduziert.
Der Focus wird auf die optimale Übersicht und Überwachung von mehreren gleichzeitig laufenden Projekten gesetzt.
Projektabbildung
Wir empfehlen, die Projekte in Projektphasen aufzuteilen. Dies erlaubt eine bessere Einschätzung des wirklichen Standes der einzelnen Projekte.
Projektphasen und Aktivitäten
Eine einfache Kennzeichnung der Projektphasen kann mit einem Buchstaben vor den eigentlichen Aktivitäten erfolgen. Dies ermöglicht den qualitativen Fortschritts des auf einen Blick zu erfassen. Pro Projektphase können beliebig viele Aktivitäten definiert werden. Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis sehr bewährt.
Typische Aktivitäten und die Darstellung der Projekte
Jedes Projekt kann als Aktivitätenliste, als Balkendiagramm, als Wordprotokoll oder auch als Übersicht über die angefallenen Aufwände mit Soll-Ist Vergleich betrachtet werden. Die verschiedenen Ansichten sind parallel aufrufbar. Wird im Plan eine Aktivität markiert, so springt die Markierung in der Aktivitätenliste auf die gleiche Aktivität. Ein Projekt kann auch ins MS-Projekt exportiert, da geplant und verändert und wieder zurück gelesen werden.
Das oben gezeigte Beispiel zeigt einen möglichen Standardaufbau eines Projektes. Je nach Projekttyp können mehrere verschiedene Musterprojekte definiert und als Vorlage benutzt werden. Die Vorlage wird kopiert und kann dann noch beliebig angepasst werden.
Jede Projektaktivität kann mit allen notwendigen Informationen beschrieben und gesteuert werden.
Projektumsetzung als Prozess
Die Umsetzung der Aktivitäten folgt einem in der Praxis bewährten Umsetzungskonzept.
Alle Informationen, die eine erfolgreiche Umsetzung der Aktivitäten fördern,
stehen aktuell zur Verfügung.
Jeder Aktivität können während der Umsetzung beliebig viele Offene Punkte angehängt werden.
Der erste fällige Endtermin eines offenen Punktes wir in der Aktivität als
Prüftermin angezeigt.
Sämtliche Termine können laufend angepasst werden.
Jede Aktivität durchläuft verschiedene Status.
Die Status können den vorhandenen Firmenstandards angepasst werden.
Aktivitäten mit dem Status History können ein- beziehungsweise ausgeblendet werden.
Entscheide und Ist-Rückmeldungen können laufend jeder Aktivität zugeordnet werden.
Auch andrer Typen von Notizen, wie ‚Telefonnotiz’ oder ‚Besprechungsnotiz’ können verwendet
werden.
Jeder Aktivität können Links zu Dokumenten, Dokumentvorlagen, Windowsordner und
Internetseiten angehängt werden.
Sämtliche möglichen Probleme und gemachten Erfahrungen werden festgehalten.
Eine aktive Wissensdatenbank entsteht.
Sicht auf die Projekte in anderem Kontext
Die Aktivitäten der verschiedenen Projekte können auch in einem anderen Kontext als der Projektübersicht angezeigt werden.
Beispielmaske eines Kunden
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